Martin van den Berg In Change work, Wendbaar Organiseren

Is Sociocratie 3.0 een verrijking voor Agile werken?

Is Sociocratie 3.0 een verrijking voor Agile werken?

Bij Het Adviesbureau zijn we altijd op zoek naar de nieuwste manieren van wendbaar organiseren. Sociocratie 3.0, of in het kort S3, heeft al twee jaar onze interesse en nu werd het echt eens tijd voor een verdieping. Na het omarmen van Lean, Agile werken en Scrum plus Holacracy, nu dan Sociocratie 3.0. Nieuwsgierig sloten wij aan bij de training Sociocratie 3.0 van Rebelwise. Met groot enthousiasme liepen we de training uit. Wij geloven dat S3 een verrijking is voor wendbaar organiseren. Waarom? Dat lees je in onze blog van deze maand.

Hoe is Sociocratie 3.0 ontstaan?

Sociocratie 3.0 is sociale technologie voor flexibele wendbare organisaties. Sociocratie heeft zijn wortels in de Nederlandse onderwijshervormer en Kees Boeke (1926) en is door Gerard Endenburg – een student op de school van Boeke – toegepast en evolueerde in zijn eigen Endenburg Elektrotechniek. Waarna Endenburg in 1978 het Sociocratisch Centrum oprichtte.

History S3 Het Adviesbureau De geschiedenis van S3

De sociocratische kringorganisatiemethode (SKM) is een manier om organisaties vorm te geven en te leiden, op basis van gelijkwaardigheid in de besluitvorming door middel van het consentbeginsel. Saillant detail is dat sinds 1994 in Nederland geldt dat organisaties die SKM gebruiken wettelijk vrijgesteld zijn om een ondernemingsraad te hebben.

Vanaf 2014 ontwikkelen James Priest en Bernhard Bockelbrink de methode door tot Sociocracy 3.0. De eerste versie is gelanceerd in maart 2015 en groeit sinds aan populariteit.

Wat is de kern van Sociocracy 3.0?

Het ontstaan is direct de kern, namelijk de sociocratische kringorganisatiemethode (SKM). Consent besluitvorming als startpunt voor wendbaarbeid en betrokkenheid. Sociocracy 3.0 is gebaseerd op een zevental principes en vele patronen of tools. S3 integreert concepten die terug te vinden zijn in onder andere Agile, Lean, Kanban, Design Thinking en Teal Organizations en vat deze in patronen. Het is complementair en compatibel met zowel Agile als Lean, dus ook met Scrum en de verschillende scaling frameworks. Die flexibiliteit maakt het misschien wel the next best thing.

Zeven principes van S3

Wat maakt écht het verschil?

Aangezien S3 gebruik maakt van het goede van bestaande methoden is er eerlijk gezegd ook veel hetzelfde. Werk wordt visueel gemaakt en het advies is iteratief te werken in sprints met een Scrumbord. Er wordt gewerkt in cirkels met domeinen en rollen. Dit is nagenoeg hetzelfde in Holacracy en net even anders dan de squads in Scrum. Belangrijk is dat ook S3 een manier is van zelforganisatie, met als doel de wendbaarheid en betrokkenheid te vergroten. S3 gaat net als Agile en Lean uit van continu verbeteren, empirie, transparantie en gelijkwaardigheid.

Wij werken al jaren werken met wendbare filosofieën en methoden als Lean, Agile en Holacracy en zien S3 als een verrijking. Deze drie kenmerken maken écht een verschil voor wendbaar organiseren:

Aansluitend bij jouw behoefte versus een “systeem” invoeren

Veel organisaties voeren een compleet systeem door: Spotify Model, Scrum Framework of Holacracy. Sociocratie 3.0 vraagt dit niet. In plaats daarvan, bestaat het uit een set zogenaamde patronen, die ingezet kunnen worden naar gelang de behoefte in de organisatie. Dus flexibel en afhankelijk van bijvoorbeeld bestaande uitdagingen in de structuur of besluitvorming. Waar in het Scrum Framework een fundament is waar je niet van af mag wijken. Wel op voortbouwen natuurlijk. Of neem Holacracy dat voorschrijft dat het de hele organisatie om moet. En er een grondwet getekend moet worden door de eigenaren waarin zij Holacracy omarmen en afstand doen van hun ultieme beslissingsbevoegdheid.

S3 kiest voor een keuzemodel gebaseerd op los te gebruiken patronen. Een patroon is een proces, praktijk of richtlijn voor het succesvol reageren op een specifiek soort uitdaging of kans. S3 gaat ervan uit dat patronen worden ‘opgepikt’ door mensen om problemen op te lossen en te reageren op kansen waarmee ze worden geconfronteerd. Kijk vooral wat wel en niet werkt voor jou en jouw organisatie is het devies.

Deze manier van organisatieverandering werkt heel goed. Geen one size fits all, maar een passende aanpak voor iedere organisatie. Gestandaardiseerde transformatieprogramma’s hebben het voordeel dat de organisatie snel dezelfde taal spreekt en een manier van werken (rollen, processen, tools) leren. Wij zien dat veel medewerkers al snel hun eigen manier vinden en de standaard negeren of verbouwen, omdat hun situatie vraagt om aanpassingen. Voor een duurzame organisatieverandering is bewegingsvrijheid belangrijk.

Wil je een idee krijgen bij de bestaande partonen? Kijk dan eens hier.

Artful participation: een set gedragsprincipes op basis van volledig vertrouwen.

Als teamcoaches helpen wij teams werkafspraken te maken, afspraken die nodig zijn om het teamdoel te bereiken. Bij beginnende teams is de respons vrij basaal: “Naar elkaar luisteren.” “Afspraken nakomen”. S3 gaat uit van volledig eigenaarschap bij iedereen. Dat betekent dat van iedereen wordt verwacht zich continu af te vragen:

“Is mijn gedrag op dit moment de beste bijdrage die ik kan leveren aan de effectiviteit van deze samenwerking?”

Soms is het antwoord daarop je bedenkingen inslikken en op een ander moment is dat bijvoorbeeld je heel duidelijk uitspreken. S3 noemt dit Artful Participation. Het blijft belangrijk om als team hierop met elkaar te reflecteren en te groeien in collectief bewustzijn. Wat verwacht je van elkaar? Wat is wel artful en wat niet?

Twee veel gebruikte participatieprincipes zijn:

‘It is not either or, it is both and more.’

Praat tegen de overeenkomst in plaats van het verschil. Sluit aan en bouw verder. De ogenschijnlijke verschillen zijn vaak kleiner wanneer je met elkaar voortbouwt op het deel waar je het wel over eens bent.

‘Good enough for now, safe to try.’

Ook al heb je misschien bedenkingen of voorspellingen, als je niet een overwegend bezwaar hebt dan is het voorstel blijkbaar het proberen waard.

De voordelen van artful participation volgens de oprichters van S3:

Stimuleert co-creatie en bouwen van overeenkomsten
Helpt de groei van sterker teams
Vergroot zelfverantwoordelijkheid, integriteit en vertrouwen
Genereert een cultuur van wederzijdse verantwoordelijkheid en steun

Effectieve besluitvorming: consent boven consensus, versneller van gedeelde beslissingen.

Je kent het wel. Ellenlange discussies en afgezwakte voorstellen armer is er uiteindelijk een besluit waar iedereen het wel eens mee moet zijn. Vaak een onnodig ingewikkeld compromis. Werken met consent besluitvorming is veel en veel effectiever. En tevens lichter en sterker dan integratieve besluitvorming van Holacracy.

Bij consent het gaat er in tegenstelling tot consensus niet om dat iedereen het eens is met de oplossing, maar gaat men op zoek naar redenen om iets niet te doen. Het wordt dus in principe omgedraaid.

Allereerst betrek je alleen de mensen die direct geraakt worden door het onderwerp en de mogelijke beslissing. De mensen in de ruimte moeten invloed kunnen hebben op het besluit. Een groot verschil met Holacracy, waar het besluit in een rol is gevat. Belangrijk is dat er met voorstellen gewerkt wordt. Kortom, iemand schetst de context en doet een voorstel waarover de groep moet beslissen. Na wat verklarende vragen kan er gestemd worden. Bij het stemmen zijn naast een akkoord nog twee andere reactie mogelijkheden, te weten een zorg of een bezwaar. Zorgen worden wel gedeeld met de groep om ze in het collectief bewustzijn te brengen. Bezwaren worden getoetst in de groep. Als alle bezwaren zijn ingebracht en weggenomen is er een gedeeld en gedragen besluit. Het klinkt misschien langdradig om iedereen zijn bezwaren aan te horen, maar vaak is het behandelen van een bezwaar al genoeg om andere bezwaren weg te nemen of te verkleinen tot zorgen.

En dus!? Is Sociocracy 3.0 een verrijking voor Agile werken?

En dus krijgt Sociocracy 3.0 een volmondige Ja! op de vraag of het een verrijking is voor Agile werken. Het is een hele open, flexibele en krachtige aanpak. Het is heel praktisch met voldoende diepgang. Wij zien Sociocracy 3.0 als een hele waardevolle toepassing voor wendbaar organiseren. Iedereen kan het direct proberen. Voor vele organisatorische uitdagingen is er namelijk een praktisch uitgewerkt patroon. Probeer vooral eens de consent besluitvorming. Je zult zien dat dit zowel versnelling zal brengen als de betrokkenheid van medewerkers zal vergroten.

Ben jij opzoek naar manieren om te starten met zelforganisatie? Of wil je de huidige manier van werken verder ontwikkelen?

Ons hoger doel is organisaties wendbaarder maken en de bevlogenheid van medewerkers vergroten middels zelforganisatie. Wil je eens vrijblijvend op weg geholpen worden? Heb je hulp nodig bij het versnellen en verduurzamen van jouw verandering? Neem dan contact op om een gratis online coachsessie in te plannen.

Martin van den Berg In Agile, Nieuws, Wendbaar Organiseren

Hoe draagt een Agile transitie bij aan bevlogen medewerkers?

Hoe draagt een Agile transitie bij aan bevlogen medewerkers?

3 lessen uit de praktijk

Agile gaat over iteratief werken in zo kort mogelijke feedbackloops, zodat er snel en vaak klantwaarde geleverd kan worden. Dat klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Zeker in een complexe organisatie. In de Agile transitie van een oude hiërarchische organisatiestructuur naar een platte, open en transparante structuur en cultuur loop je al snel tegen flinke uitdagingen aan. Denk aan:

Niet helder hebben wie eigenlijk waarvan is.
Niet duidelijk hebben wie de leiding neemt wanneer.
Niet helder hebben voor wie dit product gemaakt wordt.

Als Agile coach heb ik de laatste twee jaar bij een grote oranje bank meerdere afdelingen begeleid in hun Agile transitie. In dit artikel vind je geen sluitend antwoord, maar wel drie geleerde lessen. Dit is overigens geen gelimiteerde lijst, want er is nog veel meer te vertellen maar dat bewaar ik voor een volgende blog.

De drie (eerste) lessen zijn:

Het belang van richting geven. Bottom up starts top down!
Balanceren tussen stretch en control. Over Agile leiderschap.
Autonomie of anarchie. Dat bepaal ik zelf wel. We zijn toch Agile!

Les 1. Het belang van richting geven – Bottom up starts top down!

De Agile manier van werken heeft als doel van de bank een continu levende en lerende organisatie te maken. Een organisatie die zich gemakkelijk aanpast, een wendbare organisatie. In wendbare organisaties zijn leiders begeleiders en zij zorgen ervoor dat de continue verandering omarmt wordt door een heldere richting te geven en daarbij experimenten en leren te stimuleren.

Het is een misverstand dat Agile niet gepaard gaat met aansturing of leiderschap en dus ook met het bijhorende volggedrag. Als een complexe organisatie écht snelheid wil blijven maken moeten beslissingen zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. Dat betekent niet dat er geen richting of sturing mag zijn. Zelforganisatie vraagt om heldere kaders en respectvolle aansturing. Wat belangrijk is voor de richting van een complexe organisatie moet van ‘bovenaf’ komen. Bottom up starts top down!

Medewerkers worden Mee-Ondernemers als het duidelijk is waar zij verantwoordelijk voor zijn en dus ook succesvol in kunnen worden. Een bijdrage leveren aan het grotere geheel, daar gaat het voor velen om. Zingeving. Als teams de waardering krijgen voor die krijgen stijgt de energie en wordt betrokkenheid bevlogenheid. Als je niet zeker weet of het werk wat je doet wel belangrijk is, dan zakt de moed je in de schoenen.

Het blijft daarom belangrijk dat er richting wordt gegeven van bovenaf. Juist in Agile of wendbare organisaties. Van de leiders wordt verwacht dat zij een visie hebben die op de lange- en middellange termijn richting geeft aan keuzes die in de organisatie gemaakt moeten worden.

Het gaat daadwerkelijk mis als de kaders ontbreken. Je ziet dan veel dat initiatieven worden gestart zonder duidelijke bijdrage aan het grotere geheel. Wat demotivatie en frustratie van medewerkers tot gevolg heeft. Producten of systemen worden in de lucht gehouden terwijl de functie niet meer past in de huidige tijd. Waarom? Bijvoorbeeld omdat mensen in hun functie vergroeid zijn met deze producten of systemen. Dan is het moeilijk objectief te blijven. In het verleden was het vast een goed idee om deze oplossing te maken, maar als er geen klant of functie meer voor is dan moet iemand kiezen om er mee te stoppen. De objectiviteit en durf mist soms om je eigen rol op te heffen. Wie moeten dat doen? De leiders, maar wel op basis van heldere kaders en transparante informatie. Alleen dan blijft er eerlijkheid en dus positieve energie in de organisatie.

Wat ik overigens wel heb gezien, is dat er kwaliteit geleverd blijft worden en dat mensen hun werk gewoon goed doen, ook wanneer kaders ontbreken. Maar wat wel erg is, het vreet in op de betrokkenheid en het gevoel van zingeving. Het is op de langere termijn heel frustrerend om te werken aan een product dat geen nut meer heeft voor het grotere geheel.

Wat is er nodig om richting en kaders goed neer te zetten?

Bij richting geven hoort verantwoordelijkheid, loslaten en oppakken. Om ruis en frustratie te voorkomen is het belangrijk de dingen expliciet te blijven maken. De volgende bouwstenen helpen hierbij:

Purpose: Wat is het bestaansrecht van de organisatie? Begrijpt iedereen dit?
Gedeelde doelen: Wat is de ambitie van de organisatie? (Missie, visie, strategie)
Rollen en verwachtingen: Wie is waarvan? (op ieder niveau in de organisatie)
Spelregels of kaders: Waar moeten we rekening mee houden in ons werk?
De overlegstructuur: Wat wordt waar besloten en met welke ritmiek?

Het vergt continu afstemmen en aanpassing om deze bouwstenen goed in te richten. Als Agile Coach ben je continu bezig om de organisatie te ‘alignen’. Challenges als ‘Zijn we de belangrijkste dingen aan het doen op dit moment?’ of ‘Op welke manier draagt dit (nieuwe) initiatief bij aan de doelstellingen van de organisatie?’. Hierdoor blijft de effectiviteit en zingeving hoog. Natuurlijk zijn hier allerlei coördinatie ceremonies voor, als een Marketplace, Portfoliowall sessie en de Scrum Planning and Refinement sessies. Bij ING worden de doelstellingen ieder kwartaal herijkt vanuit hogerhand. Wat voor frustratie zorgt als de koers veel afwijkt van de periode ervoor, want dat betekent dat EPICS (projecten of werk) heroverwogen moet worden. Ook in die zin geldt ‘bottom up starts top down!’

Les 2. Agile leiderschap – balanceren tussen stretch en control

Leidinggeven vraagt om balanceren tussen stretch en control. Beide uitersten heb ik meegemaakt. Leiders die volledig controle willen op alles wat er gedaan wordt en hoe. En het tegenovergestelde, leiders die geen kaders maar volledige vrijheid geven over de inrichting van werk en prioriteiten.

Het is aan de leiders van een organisatie om de way of working te stimuleren door het juiste voorbeeldgedrag te tonen.

Agile leiderschap

Wat betekent Agile leiderschap eigenlijk? Agile leiders creëren de juiste omgeving voor teams om zelf-organiserend te zijn. In deze omgeving werken teams goed samen, willen van elkaar leren, ze zijn gericht op snel feedback krijgen en hoge kwaliteit leveren. Een Agile leider is geen micromanager, maar laat houdt wel een duidelijke vinger aan de pols. Dit doet de leider door structuur te bieden en richting te geven op de midden en lange termijn. Er is een bewuste focus op de cultuur, eigenaarschap, feedback en een open en lerende instelling. Agile leiders inspireren en motiveren, mede door ook zichzelf zichtbaar te blijven ontwikkelen. Agile leiders zijn vaak coachende leiders en voor velen betekent dit dat een overgang gemaakt moet worden van ‘baas’ naar ‘dienend leider’.

Wat is er nodig voor Agile leiders

Om een Agile transitie op gang te krijgen zijn zeker structuur, kaders en rollen nodig. Een belangrijke uitnodiging daarbij aan iedereen is, ‘nothing is set in stone’. Oftewel, bij het bedenken van structuur en kaders moet je ervan uitgaan dat dit onderhevig is aan verandering en dus afstemming vraagt. Juist hier zit de sleutel voor Agile leiders. Zorgen dat de organisatie met een open vizier blijft afstemmen en verschillen ziet als brandstof voor verandering.

Hiernaast is nog iets van belang, namelijk de manier van omgaan met elkaar. Hoe reageren we op elkaar als er geëscaleerd wordt? Wat doen we wanneer iemand langzamer is dan verwacht? Wat gebeurt er als je een fout hebt gemaakt? Zonder de juiste instelling (c.q. mindset) zijn deze inrichtingsprincipes helemaal niets waard. Om de juiste instelling te ontwikkelen kan het volgende gedaan worden:

Coachend leiderschap: train alle leiders in coachend leiderschap en teamcoaching
Waarden en gedrag: definieer met elkaar de waarden en het bijbehorende gedrag
Coaches: vraag hulp van coaches die de organisatie door de verandering begeleiden

De organisatie wendbaar ingericht

Wendbare organisaties reguleren zichzelf en passen zichzelf aan. Om die aanpassingen zo effectief mogelijk te laten verlopen moet eigenaarschap en beslissingsbevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie liggen. Blokkades en nieuwe voorstellen zullen zo snel mogelijk, dus in de kortst mogelijke tijdsbestek, bij de juiste persoon of meeting terecht moeten komen. Wij noemen dit het kortste bijstuurmoment. Hoe kan de organisatie zich zo inrichten dat de Plan-Do-Check-Learn-Act cyclus zo kort mogelijk is? Dit vraagt om uitproberen, maar er zijn een aantal goed werkende inrichtingsprincipes:

Speel kort op de bal: Richt een overlegstructuur in waarin de stuurinformatie of via ‘escalatie routes’ zo snel mogelijk uitgewisseld wordt tussen de juiste personen om de strategische richting vast te houden. In Lean wordt dit het catchball process
Goede prestatiedialoog: zorg dat er een goed en open gesprek is hoe de realisatie van strategische plannen. Een goed gebruik is de Obeya (Zie kader), waarin alle stuurinformatie beschikbaar is voor iedereen om samen besluiten te nemen.
Ruimte voor verbetering: om te blijven groeien moet er tijd gemaakt worden voor reflectie. Zowel voor samenwerken als de manier van werken.
Stel vragen: Leiders zijn vragenstellers. Het lerende vermogen van de organisatie is het vliegwiel en niet het oplossingsvermogen van de leiders.
Maak verantwoordelijkheden duidelijk: Als je ervan bent, dan moet je er van zijn. Neem je verantwoordelijkheid en spreek de ander aan.

Voor sommige leiders komt Agile leiderschap natuurlijk, maar ook de natuurtalenten hebben hun verkeerde neiging als dingen dreigen mis te gaan. De balans tussen stretch en control is vaak een dunne lijn. En het is helemaal niet erg om hier overheen te gaan als leider, maar gebruik dit moment dan om samen te leren. Een mooi voorbeeld is hoe een tribe lead waarmee ik werkte de feedback kreeg teveel op de controle te zitten. Dit werd gebruikt om intervisie momenten te organiseren met iedereen die daar een rol in wou vervullen. Een open uitnodiging tot feedback en leren. Het gesprek ging over loslaten en oppakken, het afstemmen van verwachtingen en het beter informeren van elkaar op stressmomenten. Als begeleider van deze sessies heb ik gezien hoe grote verschillen overbrugt kunnen worden. De kwetsbaarheid van de leider heeft de hele tribe sterker gemaakt. De sfeer is veilig en in de toekomst is feedback geven nog gemakkelijker.

Les 3. Autonomie in spagaat. Dat bepaal ik zelf wel. We zijn toch Agile!

Loslaten betekent ook oppakken! Ik gebruik wel vaker one-liners en daar mag je van alles van vinden, maar ik geloof in de kern van waarheid die in oneliners zit. Dus… als loslaten ook oppakken betekent, dan betekent Agile geen vrijbrief voor anarchie en ook geen open brief voor geklaag.

De waarde van een goede Agile Coach zit hem voor mij in zorgen dat de autonomie bij de teams blijft, zodat zij snelheid kunnen maken en effectief kunnen zijn. Wat ik heb gemerkt is dat autonomie wordt verward met anarchie. Ineens mag niemand meer richting geven of bepalen wat een team moet gaan doen. ‘Dat bepaal ik zelf wel! We zijn toch Agile!’ heb ik vaak gehoord. En ook de schuld geven aan het omringende systeem komt maar al te vaak voor. ‘de baas vraagt…’ of ‘Zij zeggen…’. De assertievelingen nemen Agile en zelfsturing als vrijbrief om te doen wat zij zelf willen. De slachtoffers geven alles en iedereen de schuld van waarom het bij hen niet lukt.

De waarde van een coach zit ook bij de samenwerking tussen de Agile coach en de leiders van de organisatie. Een cruciale factor is voor succes. Leiders en coaches werken iteratief samen om de Agile transitie effectief vorm te geven. Elkaar begrijpen en versterken plus een persoonlijke klik is essentieel. Anders groeit de weerstand en volgt eerder teruggang dan vooruitgang.

Wat kan jouw Agile Coach doen?

Uiteraard is het van groot belang om duidelijk te zijn over wat Agile wel en niet is. En wat verwacht wordt van teams en rollen, zoals de Product Owner. Door terug te gaan naar de principes van Agile en de afgesproken Way of Working kan de Agile coach duidelijk maken wat er van mensen wordt verwacht. Uiteindelijk is Agile voor veel bedrijven een verandering van de cultuur en bijbehorend gedrag. Het is een transformatie van het oude naar het nieuwe. Bij gedragsverandering moeten hardnekkige olifantenpaadjes worden doorbroken. Het hielp mij om terug te kunnen vallen op de Agile Way of Working en The Orange Code (de gedragscode van de organisatie). Door elkaar te herinneren aan hoe de toekomst er uit moeten zien kan gereflecteerd worden op het huidige gedrag.

Wat goed werkt is in kleine stapjes veranderen, want bij grote stappen is er veel meer onduidelijk en dus onzeker. Door bewust kleine stappen te zetten en steeds te reflecteren of je dichter bij jouw gewenste situatie bent gekomen, wordt veranderen ineens makkelijker. Zo worden ogenschijnlijk grote problemen kleiner en kleine problemen zijn makkelijker op te lossen. Dit vergroot het eigenaarschap en lerende vermogen van de mensen en organisatie.

Samenvattend. Activeer jouw organisatie en creëer bevlogen Mee-Ondernemers

Het creëren van een wendbare organisatie is geen project. In de beginfase kan en moet heel wat aangepakt worden, zowel in de boven- als onderstroom van de organisatie. In dit artikel beschreef ik drie lessen uit de praktijk.

Neem richting geven serieus en zet de kaders goed neer.
Hecht belang aan het kortste bijstuurmoment en toon servant leadership.
Iedereen neemt zijn/haar eigen verantwoordelijkheid.

Als je een Agile transitie wilt starten of verder uit wilt bouwen is het natuurlijk belangrijk om een goede agile coach in de hand te nemen. Op mijn LinkedIn pagina vind je een aantal positieve reflecties op mijn coaching (bij ING). Wil je meer weten over Agile transities en hoe Het Adviesbureau jouw organisatie kan helpen? Kijk dan eens hier. In een volgende blog licht ik weer een aantal lessen toe. Als je wilt reageren dan hoor ik dat graag via martin@hetadviesbureau.com Dank voor het lezen.

Martin van den Berg In Nieuws, Wendbaar Organiseren

Het Adviesbureau verandert slogan, creëert werkgeluk wordt MAKE CHANGE WORK

Maak werk van veranderen, verander werk!

Jij en ik veranderen continu. Onbewust en bewust. Niet alleen omdat de wereld om ons heen verandert. We leren nieuwe dingen. We hebben nieuwe ervaringen. We veranderen. We ontwikkelen ons.

‘Creëert werkgeluk’ was de afgelopen jaren onze slogan en de belofte aan onze klanten. Het activeren van organisaties en het creëren van meer betrokkenheid en bevlogenheid in organisaties. We deden onderzoek naar werkgeluk in relatie met wendbaar organiseren.

Wij merken nu dat werkgeluk niet meer de juiste lading dekt. Van klanten krijgen wij terug dat wij veranderen makkelijker maken. Zij vertellen ons dat we hen op de juiste manier prikkelen om nieuwe dingen uit te proberen. Hen uitdagen om van gebaande paden af te stappen om effectievere en nieuwe wegen te vinden. We benoemen hierin dat wat normaal onbesproken blijft. Deze feedback van klanten is natuurlijk fantastisch en daar hebben wij onze slogan op aangepast: make change work!

We challenge the status quo

We coach you and your team

We guide transformations

We make change work

We change work

Ons hoger doel blijft het activeren van organisaties met bevlogen medewerkers en loyale klanten. Maar dit doen wij niet alleen meer in de rol van Lean of Agile coach. Voor klanten zijn wij brandstof van verandering, omdat wij veranderingen begeleiden in organisatiesysteem én gedrag (boven- en onderstroom). Hierdoor beklijft de verandering daadwerkelijk. “Hee, nu lukt het ineens wel!”, zeggen klanten of “Juist door samen met ons het eigenaarschap te pakken voor de verandering en voorbeeldgedrag te laten zien, maken ze impact”.

Deze brandstof voor verandering realiseren wij met ons sprankelende HA-team van ervaren veranderaars. Wij gebruiken onze expertise van:

systemisch ontwikkelen en veranderen (Transities)
wendbaar organiseren (Agile),
continu verbeteren (Lean Management)
team- en leiderschap ontwikkeling (Leiderschap)

De komende maanden zullen we meer van ons laten horen rondom het thema ‘make change work’. Als eerste stap hebben we de afgelopen Corona weken gebruikt om de website af te maken! Wij horen graag wat jij er van vindt. De tweede stap is een initiatief rondom verandering van werk. www.makechangework.nl is een inspiratieplatform voor alles wat met verandering en werk te maken heeft.

Wil je ook in deze tijd jouw bedrijf of afdeling beter neerzetten voor een mooie toekomst? Denk aan ons bij het versoepelen van complexe veranderingen. Is jouw organisatie toe aan die grote verandering? Kan dat ene veranderproject wel een versnelling gebruiken? Neem dan eens contact op voor een goed gesprek.

madpack In Agile, Wendbaar Organiseren

Agile besluitvorming en presteren zonder manager. Hoe werkt dat?

Soms komen er invloedrijke bewegingen voorbij, vernieuwingen zo lijken het. De laatste tijd dienen deze vernieuwingen, zoals de agile werkwijze, zich in een steeds hoger tempo aan en zetten ze organisaties in beweging. Neem bijvoorbeeld het besluitvormingsproces, dit wordt bij veel organisaties vernieuwend ingericht omdat we steeds beter doorkrijgen dat de levensvatbaarheid van organisaties sterk afhangt van de wendbaarheid ervan. Ook de teams binnen organisaties gaan steeds meer agile werken, waardoor managers steeds minder nodig zijn bij besluitvormingsprocessen. Dit omdat de teams steeds meer ruimte krijgen om zelf af te stemmen met de klant en zijn wensen. Maar ook autonomie heeft kaders en roept vragen op. Want wat komt er allemaal bij kijken om als team agile en autonoom te werken? En hoe presteren en komen ze tot besluiten zonder directieve managers? En hoe spreek je teamleden elkaar aan op ineffectief gedrag als er geen manager meer is? Deze vragen laten zien dat ook autonome teams de spanning tussen vrijheid en verantwoordelijkheid voelen. De focus is dan wel minder gericht op individuele beoordeling en meer gericht op teamprestaties, een teamprestatie klinkt nog altijd gemakkelijker dan het is… Genoeg redenen om deze blog aan agile teamprestaties te wijden!

Mooi autonomie, maar hoe kom je tot presteren als er zoveel vrijheid is?

Een agile en zelfsturend team kan optimaal autonoom presteren, mits het aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoet. Allereerst is het hebben van een helder doel noodzakelijk. Vraag jezelf hierbij af: ‘Wat is het bestaansrecht van mijn team?’ en ‘Waar is mijn team van?’. Inzicht in de ‘purpose’ en doelstelling van jouw team geeft belangrijke eerste kaders waarbinnen autonomie geldt. Je kunt het vergelijken met basketbal, met spelregels en het speelveld. Wendbare (agile) organisaties kenmerken zich door verwachtingen helder uit te spreken en door regelmatig op de gezette kaders te reflecteren. Wanneer de kaders staan is het aan de teams om eigenaarschap te nemen en te doen wat voor de organisatie op dat moment belangrijk is. Teams kunnen dan, mits het fundament van doelstellingen en kaders goed staat, tot grootse prestaties komen!

Het fundament van een Agile en zelfsturend team bestaat onder andere uit:

Duidelijke purpose, richting en kaders vanuit het leiderschap.
Heldere doelen en taken welke door het hele team gedragen worden.
Duidelijke rollen, verwachtingen en afspraken over hoe het team met elkaar wil samenwerken. In eerste instantie binnen het team, waarna dit naar de stakeholders uitgebreid kan worden.
Operationele afspraken over de benodigde acties om de doelstellingen te behalen, zoals het hebben van waardevolle meetings en het bijhouden en monitoren van dashboards.

Ben je benieuwd naar de staat van de fundamenten van jouw team, zoals de ritmiek, workloadmanagement en andere facetten van teamdynamiek? Wil je zelf aandacht geven aan de ontwikkeling van jouw team? Check dan TeamGrow, de online teamassessment voor teamontwikkeling!

Vernieuwing en verbetering ontstaan niet in isolatie

Dit klinkt misschien logisch als je dit zo leest, maar in de praktijk zien wij dat teams vaak vanuit hun domein of ‘eilandje’ werken. Wanneer een team Agile en zelfsturend wil werken zal het de verantwoordelijkheid moeten nemen om de verbinding binnen de organisatie op te zoeken. Deze afstemming is nodig om als organisatie goed te functioneren, de juiste prioriteiten te stellen en hierdoor zoveel mogelijk waarde te creëren. Teamleden in zelfsturende teams zullen dus met hun omgeving de interactie en afstemming opzoeken, maar ook met elkaar heldere afspraken moeten maken. Wanneer een team de afspraken scherp heeft, zoals de bepaling van het gezamenlijk doel en wijze van samenwerking (i.e. teamafspraken, teamwaarden), gebeuren er twee dingen waar teams van groeien:

Teamleden gaan hun energie inzetten om het doel te realiseren
Teamleden gaan elkaar aanspreken op inzet, (in)effectiviteit en afspraken

Twee mooie stappen in het proces, want het is nodig om met elkaar te discussiëren over het doel (het ‘wat’) en de werkwijze (het ‘hoe’). Over het ‘hoe’ verschillen de teamleden waarschijnlijk van mening en dit is gezond mits het team de verschillen om weet te zetten in gerichte en werkbare besluiten en acties.

Spanningen als brandstof voor besluitvorming

Als het fundament staat en het team begint te presteren, komt er een moment dat er spanningen ontstaan over verschil in verwachtingen omtrent prioritering of teamprestaties. Vanuit de stakeholders, maar ook tussen teamleden kunnen hierover spanningen ontstaan. Het team komt dan in een belangrijke fase waarin beslissingen genomen moeten worden, want dit brengt helderheid en rust. Spanningen worden op deze manier gezien als brandstof. Brandstof om verschil van inzicht te overbruggen en te gebruiken om verder te groeien. Maar hoe neemt het autonome team beslissingen? Er zijn veel manieren, zo kunnen kleinere besluiten bijvoorbeeld al opgelost worden met een korte stemronde. En het stellen van prioriteiten kan middels de effectieve methode ‘dot-voting’. De belangrijkste voorwaarde voor succesvolle besluitvorming is altijd vertrouwen. Vertrouwen binnen een team dat echt gelooft in de collectieve kracht en respect heeft voor ieders inbreng.

Maar nu het grotere werk. Hoe neemt een zelfsturend team grotere en meer impactvolle beslissingen? Hier begint het met het hebben van volle aandacht voor wat de ander te zeggen heeft en volledige overtuiging in de kracht van het collectief. Vervolgens is het belangrijk om niet uit te gaan van consensus, maar van consent. Consent betekent; geen bezwaren en risico’s voor het team kunnen identificeren, zodat je eigenlijk geen goede reden hebt om het niet te doen. Dit wil niet zeggen dat je het er niet mee eens kan zijn, maar enkel dat het voorstel werkbaar of ‘goed genoeg’ is. In het nemen van werkbare besluiten zit een essentieel verschil ten opzichte van het zoeken naar de ideale oplossing, namelijk het verschil tussen voortgang en stagnatie. Ironisch gezien stagneren we juist bij onze zoektocht (en vele langdurige overleggen) naar de ideale oplossing, terwijl het werkbare besluit sneller en effectiever is: vooruitgang dus!

Een mooi voorbeeld van een techniek om besluitvorming snel en effectief te laten verlopen, zijn de stappen de integratieve besluitvorming. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat spanningen (weerstand & geladen energie) als brandstof voor het team kunnen gelden. Het werkt als volgt:

De eigenaar van het agendapunt licht de spanning toe en doet een voorstel om die weg te nemen of te verminderen. Geen vragen of reacties.
Iedereen kan de eigenaar vragen ter verheldering stellen over het voorstel. Alleen de eigenaar geeft antwoord, waarbij ‘weet ik niet’ of ‘dat maakt geen deel uit van mijn voorstel’ ook geldige antwoorden zijn. Geen reacties of dialoog.
Ronde waarin iedereen, behalve de eigenaar om de beurt een korte reactie geeft op het voorstel. Geen discussie of reacties op elkaar.
De eigenaar kan naar aanleiding van vragen, reacties of voortschrijdend inzicht wijzigingen doen in het voorstel, of een laatste verduidelijking geven. Geen discussie.
De facilitator vraagt iedereen, inclusief de eigenaar, om de beurt of ze ‘bezwaar’ of ‘geen bezwaar’ hebben op het voorstel. Bezwaren worden genoteerd en zo nodig door de Facilitator getest op hun geldigheid. Geen discussie. Wanneer er geen bezwaren zijn, is het voorstel aangenomen.

Het doel van de integratie is om bezwaren één voor één te integreren in een werkbaar voorstel. Het initiatief ligt bij de eigenaar en degene(n) met een bezwaar. Zodra de Facilitator denkt dat het voorstel werkbaar zou kunnen zijn, volgt een nieuwe bezwarenronde, net zo lang tot er geen bezwaren meer zijn en voorstel aangenomen is en dan is er consent.

Naast integratieve besluitvorming zijn er vele andere manieren om groepsbesluiten te nemen. De inzichten van Holacracy en Sociocracy 3.0 hebben ons veel houvast gegeven om teams te begeleiden in het proces omtrent groepsbesluitvorming. Beide methoden of filosofieën hebben een sterke basis in systeemdenken. In de kern wordt gewerkt met spanningen welke de teamleden ervaren tussen de situatie waar ze zich nu in bevinden (IST) en de gewenste situatie (SOLL). De spanningen kunnen niet behaalde doelen adresseren, of kunnen gaan over de omgang en samenwerking. Spanningen kunnen worden omgezet in actie wanneer mensen op een volwassen manier eigenaarschap nemen over deze spanning. Dat betekent dat de spanning bespreekbaar wordt gemaakt en dat er een voorstel ter verbetering komt. Dit vraagt persoonlijk leiderschap waarbij het heel belangrijk is dat jij als persoon goed inschat of jouw bijdrage aan de groep functioneel is. Dat betekent dat je jezelf continu het volgende afvraagt:

Is my behavior at the moment the greatest contribution to the effectiveness of this collaboration?

Niet effectief gedrag kan bijvoorbeeld bestaan uit het niet uitspreken, anderen onderbreken, ongegronde bezwaren opwerpen en afspraken niet nakomen. Wanneer deze obstakels door elk teamlid worden overwonnen kan het team doorgroeien naar een zelfsturend high performing team. En dat is de moeite waard! Zeker wanneer teamleden zo op elkaar zijn ingespeeld dat ze iedere uitdaging effectief, efficiënt en met plezier kunnen tackelen.

Wat is de eerstvolgende actie?

Met veel nieuwe inzichten over de voorwaarden voor autonome teamprestaties op zak kun je natuurlijk zelf aan de slag binnen jouw team. Let eens op de manier van besluitvorming binnen jouw team. Werk met integratieve besluitvorming aan veiligheid, vertrouwen, respect en vooruitgang. Dit zijn belangrijke ingrediënten voor teamontwikkeling.

Ben je benieuwd naar wat Het Adviesbureau voor jouw team kan betekenen?

Training Teamcoach Agile en zelfsturing.

De training die jouw team verder helpt in de reis naar zelfsturing. Na de training ben je in staat om teams in te laten zien welk gedrag hen in de weg zit en effectief te interveniëren. Je kunt als coachend leider namelijk echt het verschil maken. Ontdek jouw impact!

Online teamassessment ‘TeamGrow’.

Probeer TeamGrow eens gratis uit om de teamdynamiek snel en volledig in kaart te brengen, waarbij frisse teamoefeningen jouw team snel naar een hoger niveau stuwen.

Wil je meer weten over effectief besluiten nemen in teams en teamontwikkeling. Neem dan gerust eens contact op.

madpack In Agile, Wendbaar Organiseren

Wat doet een goede Agile coach?

Bij vooruitstrevende en wendbare organisaties als ING en Bol.com lopen ze al tijden rond, Agile coaches. Agile coaching is broodnodig om een de transitie naar een plattere, energieke en vooral productieve organisatie te laten slagen. Iets nieuws leren valt voor veel mensen niet mee. Laat staan voor organisaties. Hoe weet je dat je een goede Agile coach in huis hebt? En op welke manier is een Agile coach van waarde?

Een goede Agile coach is een leraar en mentor als het gaat om Agile filosofie en vaardigheden. Een goede Agile coach is ook een teamcoach en facilitator. De toolbox van een Agile coach bevat heel veel Agile en Lean instrumenten.

Wij vinden dat de Agile coach organisaties waarde levert door:

Vergroten van begrip door het trainen van personen, teams en leiders in Lean en Agile.
Voordoen door het faciliteren van (Scrum) events met het idee dat men het zo snel mogelijk zelf kan.
Versterken van teams door blokkades bespreekbaar te maken en teams te laten leren van hun fouten.
Vergroten van de effectiviteit en efficiency van de organisatie door verspillingen in waardeketens te verwijderen.

Dit is een klus waarvoor je een bijna duizendpoot nodig hebt. Een ervaren Agile coach moet inderdaad veel skills in huis hebben om de bovenstaande hulp te leveren. Er mag heel wat verwacht worden van een Agile coach.

De Agile coach is een trainer, mentor en coach tegelijk. Wat heeft een Agile coach hiervoor nodig?

De ervaren Agile coach…

Beschikt over een flinke dosis inlevingsvermogen en empathie. Het is belangrijk dat de Agile coach het vertrouwen van teams wint. Hij/zij is kan teams coachen op het nemen eigenaarschap voor hun eigen performance.
Weet alles van Agile en Lean werken. De Agile coach kan de transitie aanjagen door de juiste tools in te zetten.
Begrijpt dat Agile een mindset is en hoe je deze kan ontwikkelen.
Coacht medewerkers op Agile rollen, het nemen van beslissingen, prioriteren en feedback geven.
Is niet bang voor conflicten. In zelfsturende teams zullen vroeg of laat conflicten ontstaan. De Agile coach helpt bij het signaleren van spanningen. En maakt deze bespreekbaar, zodat het team leert omgaan met conflicten.
Heeft kennis van bedrijfskunde, verandermanagement, psychologie en organisatieontwikkeling.
Heeft zijn eigen ‘war stories’ waarmee hij de organisatie inspireert.

Aan deze lijst te zien is een Agile coach heel wat waard. Een goede Agile coach acteert op verschillende niveaus in de organisatie. Zo coacht hij/zij één of meerdere teams, waarbij hij zowel acteert als trainer, individuele coach en teamcoach. Bij Het Adviesbureau zetten we voor teamcoaching o.a. onze SCT (Systems Centered Training) kennis en ervaring in, waarin we de aandacht richten op ‘hier-en-nu’ interventies om het team bewust te maken van haar patronen.

Ben jij een Scrum Master of Agile Coach en wil je jouw teamcoachvaardigheden verdiepen en verbeteren? Boek dan jouw plek op onze teamcoach 3-daagse. Een boost voor jouw teamcoach vaardigheden.

De Agile coach houdt zich ook bezig met samenwerking tussen teams, zodat de afstemmingsproblemen en afhankelijkheden opgelost worden en teams goed Agile kunnen samenwerken. Uiteraard richt de ervaren Agile coach zich op het veranderen van de gehele organisatie door bottom-up en top-down benadering. Zo helpt de Agile coach bijvoorbeeld medewerkers nieuwe competenties te ontwikkelen en coacht en ondersteunt hij de organisatie in het ontwikkelen van een nieuw HR-beleid passend bij een Agile organisatie. De Agile coach heeft een belangrijke rol in het begeleiden van het Agile leiderschap en het opzetten van portfolio management.

Kent u het principe van ‘vreemde ogen dwingen’? Verandering voelt over het algemeen onprettig. Door een externe Agile coach in te huren, wordt de verandering in uw organisatie versneld. Heeft u behoefte aan ondersteuning in uw agile transitie? Wij hebben een bewezen aanpak voor Agile transities met ervaren Agile Coaches. We hebben een aantal cases die we graag toelichten aan organisaties die klaar zijn voor verandering. Neem contact op voor een inspirerend gesprek.

madpack In Wendbaar Organiseren

Fouten maken de lerende organisatie

We leven in een wereld waar continue verandering en innovatie bij organisaties van essentieel belang is. Organisaties zullen steeds wendbaarder moeten zijn en dat vraagt ook wat van de mindset van medewerkers. Door trial and error leert de mens en organisatie namelijk. Maar niet iedereen vindt het prettig om te werken in een omgeving waarin wordt geleerd van ‘fouten’ (‘errors’). Fouten maken is tenslotte best eng, toch? Bij deze een aantal tips om angst voor falen te verminderen en een lerende mindset aan te nemen.

Onderzoek ‘mislukkingen’ en bekijk wat je ervan hebt geleerd

Zoals de wijze Cruyff al zei: ‘Elk nadeel heb se voordeel’. En zo is het maar net. Onderzoek de fout die je gemaakt hebt en ontdek welke voordelen deze fout je heeft opgeleverd. Doe dit wel pas als je niet meer boos of verdrietig bent over de fout die je hebt gemaakt. Wanneer de emoties hoog zijn, zal het moeilijk zijn om effectief met de voordelen van de fout aan de slag te gaan (Jung, Wranke, Hamburger & Knauff, 2014). Maar hoe doe je dat dan, die voordelen ontdekken?

Schrijf per ‘mislukking’ drie dingen op die je ervan hebt geleerd. Wanneer je bijvoorbeeld een belangrijke deadline hebt gemist, heb je hier (hopelijk) van geleerd beter te prioriteren, of vaker ‘nee’ te zeggen tegen extra werk. Vraag jezelf vervolgens af wat je hebt ondernomen om in de toekomst deadlines te gaan halen en dus ‘falen’ op dit gebied te voorkomen.
Een tweede manier om positiever te staan tegenover het maken van fouten is door vrienden en collega’s te vragen hoe en wat zij hebben geleerd van fouten die zij hebben gemaakt. Zien hoe anderen zich hebben ontwikkeld door het maken van bepaalde fouten, helpt om de angst om te falen bij jezelf te verminderen (Bandura & Menlove, 1968).

Is er een grote kans dat je gaat falen? Benader de opdracht dan als een uitdaging

Het uitvoeren van belangrijke taken -taken waarin je ook nog eens kan falen- is behoorlijk stressvol. Echter, hoe je omgaat met deze stress heb je zelf in de hand. Stress wordt vaak gezien als een bedreiging en is ongewenst. Wat er vervolgens gebeurt is dat het lichaam zich gaat voorbereiden op een strijd tegen het ongewenste. Degenen die stressvolle situaties als een uitdaging benaderen, maken betere (snellere en nauwkeurigere) beslissingen, beheersen hun emoties beter, richten zich op succesfactoren voor hun prestaties en kunnen hierdoor uiteindelijk beter presteren. Maar hoe ontwikkel je deze benadering van stress?

Reflecteer op uitdagingen uit het verleden waarin je succesvol was. Wanneer je bijvoorbeeld gestrest bent over een presentatie die je moet geven, helpt het om bij jezelf na te gaan hoe eerdere presentaties zijn gegaan. Waarom was je eerder succesvol? Wat deed je precies? Wanneer je jezelf herinnert aan succesvolle ervaringen, wordt de hedendaagse uitdaging ineens een stuk minder stressvol.
Visualiseer succes. Door jezelf te visualiseren in een succesvolle situatie, voel je je positiever (Davis, 2017), wat leidt tot betere prestaties (Lyubomirsky & King, 2005).

Wees aardig voor jezelf wanneer je faalt

Er zijn simpelweg niet genoeg uren in een dag om continu op je best te zijn. Je bent tenslotte menselijk, maakt fouten en stelt jezelf soms teleur. Op deze momenten helpt het niet om gemeen tegen jezelf te zijn. Door met compassie naar jezelf te kijken wordt zelfreflectie een stuk aangenamer. Hoe je dit doet?

Praat met een vriend waarvan je weet dat hij compassievol is.
Onderneem een activiteit waardoor de stress en negatieve gevoelens naar de achtergrond verdwijnen.
Behandel jezelf zoals je een collega of beste vriendin zou behandelen. Zou je tegen die persoon net zo gemeen en hard zijn als tegen jezelf als hij of zij een fout maakt?

Onthoud dat iedereen faalt en dat het niet nodig is om gemeen voor jezelf te zijn, je schuldig te voelen of jezelf naar beneden te halen. Deze negatieve houdingen helpen niet bij het leren van mislukkingen (Baumeister, Campbell, Krueger & Vohs, 2003). Wees aardig voor jezelf, dan merk je vanzelf dat je van gemaakte fouten zult leren en het de volgende keer beter doet.

Deze tips geven handvaten om te leren van gemaakte fouten. Echter, de basis voor het maken van fouten en positief hiermee omgaan, is een veilige werkomgeving. Enkel roepen dat ‘fouten maken mag’, levert nog geen organisatiecultuur op waarin fouten maken daadwerkelijk wordt aangemoedigd én geaccepteerd.

Heb je als leidinggevende of organisatie behoefte aan ondersteuning bij het creëren van een organisatiecultuur waarin vertrouwen de basis vormt en fouten maken écht mag zodat innovatie toeneemt? Het Adviesbureau helpt u graag uw cultuur te ontwikkelen tot een innovatieve, lerende organisatie. Enthousiast geworden of vragen over onze werkwijze? Neem gerust contact op.

Wendbaar Organiseren