Agile besluitvorming en presteren zonder manager. Hoe werkt dat?

Soms komen er invloedrijke bewegingen voorbij, vernieuwingen zo lijken het. De laatste tijd dienen deze vernieuwingen, zoals de agile werkwijze, zich in een steeds hoger tempo aan en zetten ze organisaties in beweging. Neem bijvoorbeeld het besluitvormingsproces, dit wordt bij veel organisaties vernieuwend ingericht omdat we steeds beter doorkrijgen dat de levensvatbaarheid van organisaties sterk afhangt van de wendbaarheid ervan. Ook de teams binnen organisaties gaan steeds meer agile werken, waardoor managers steeds minder nodig zijn bij besluitvormingsprocessen. Dit omdat de teams steeds meer ruimte krijgen om zelf af te stemmen met de klant en zijn wensen. Maar ook autonomie heeft kaders en roept vragen op. Want wat komt er allemaal bij kijken om als team agile en autonoom te werken? En hoe presteren en komen ze tot besluiten zonder directieve managers? En hoe spreek je teamleden elkaar aan op ineffectief gedrag als er geen manager meer is? Deze vragen laten zien dat ook autonome teams de spanning tussen vrijheid en verantwoordelijkheid voelen. De focus is dan wel minder gericht op individuele beoordeling en meer gericht op teamprestaties, een teamprestatie klinkt nog altijd gemakkelijker dan het is… Genoeg redenen om deze blog aan agile teamprestaties te wijden!

 Mooi autonomie, maar hoe kom je tot presteren als er zoveel vrijheid is?

Een agile en zelfsturend team kan optimaal autonoom presteren, mits het aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoet. Allereerst is het hebben van een helder doel noodzakelijk. Vraag jezelf hierbij af: ‘Wat is het bestaansrecht van mijn team?’ en ‘Waar is mijn team van?’. Inzicht in de ‘purpose’ en doelstelling van jouw team geeft belangrijke eerste kaders waarbinnen autonomie geldt. Je kunt het vergelijken met basketbal, met spelregels en het speelveld. Wendbare (agile) organisaties kenmerken zich door verwachtingen helder uit te spreken en door regelmatig op de gezette kaders te reflecteren. Wanneer de kaders staan is het aan de teams om eigenaarschap te nemen en te doen wat voor de organisatie op dat moment belangrijk is. Teams kunnen dan, mits het fundament van doelstellingen en kaders goed staat, tot grootse prestaties komen!

Het fundament van een agile en zelfsturend team bestaat onder andere uit:

Duidelijke purpose, richting en kaders vanuit het leiderschap.

                                                    Heldere doelen en taken welke door het hele team gedragen worden.

        Duidelijke rollen, verwachtingen en afspraken over hoe het team met elkaar wil samenwerken. In eerste instantie binnen het team, waarna dit naar de stakeholders uitgebreid kan worden.

Operationele afspraken over de benodigde acties om de doelstellingen te behalen, zoals het hebben van waardevolle meetings en het bijhouden en monitoren van dashboards.

 

Ben je benieuwd naar de staat van de fundamenten van jouw team, zoals de ritmiek, workloadmanagement en andere facetten van teamdynamiek? Wil je zelf aandacht geven aan de ontwikkeling van jouw team? Check dan TeamGrow, de online teamassessment voor teamontwikkeling!

Vernieuwing en verbetering ontstaan niet in isolatie

Dit klinkt misschien logisch als je dit zo leest, maar in de praktijk zien wij dat teams vaak vanuit hun domein of ‘eilandje’ werken. Wanneer een team agile en zelfsturend wil werken zal het de verantwoordelijkheid moeten nemen om de verbinding binnen de organisatie op te zoeken. Deze afstemming is nodig om als organisatie goed te functioneren, de juiste prioriteiten te stellen en hierdoor zoveel mogelijk waarde te creëren. Teamleden in zelfsturende teams zullen dus met hun omgeving de interactie en afstemming opzoeken,  maar ook met elkaar heldere afspraken moeten maken. Wanneer een team de afspraken scherp heeft, zoals de bepaling van het gezamenlijk doel en wijze van samenwerking (i.e. teamafspraken, teamwaarden), gebeuren er twee dingen waar teams van groeien:

  • Teamleden gaan hun energie inzetten om het doel te realiseren
  • Teamleden gaan elkaar aanspreken op inzet, (in)effectiviteit en afspraken

Twee mooie stappen in het proces, want het is nodig om met elkaar te discussiëren over het doel (het ‘wat’) en de werkwijze (het ‘hoe’). Over het ‘hoe’ verschillen de teamleden waarschijnlijk van mening en dit is gezond mits het team de verschillen om weet te zetten in gerichte en werkbare besluiten en acties.

Spanningen als brandstof voor besluitvorming

Als het fundament staat en het team begint te presteren, komt er een moment dat er spanningen ontstaan over verschil in verwachtingen omtrent prioritering of teamprestaties. Vanuit de stakeholders, maar ook tussen teamleden kunnen hierover spanningen ontstaan. Het team komt dan in een belangrijke fase waarin beslissingen genomen moeten worden, want dit brengt helderheid en rust. Spanningen worden op deze manier gezien als brandstof. Brandstof om verschil van inzicht te overbruggen en te gebruiken om verder te groeien. Maar hoe neemt het autonome team beslissingen? Er zijn veel manieren, zo kunnen kleinere besluiten bijvoorbeeld al opgelost worden met een korte stemronde. En het stellen van prioriteiten kan middels de effectieve methode ‘dot-voting’. De belangrijkste voorwaarde voor succesvolle besluitvorming is altijd vertrouwen. Vertrouwen binnen een team dat echt gelooft in de collectieve kracht en respect heeft voor ieders inbreng.

Maar nu het grotere werk. Hoe neemt een zelfsturend team grotere en meer impactvolle beslissingen? Hier begint het met het hebben van volle aandacht voor wat de ander te zeggen heeft en volledige overtuiging in de kracht van het collectief. Vervolgens is het belangrijk om niet uit te gaan van consensus, maar van consent. Consent betekent; geen bezwaren en risico’s voor het team kunnen identificeren, zodat je eigenlijk geen goede reden hebt om het niet te doen. Dit wil niet zeggen dat je het er niet mee eens kan zijn, maar enkel dat het voorstel werkbaar of ‘goed genoeg’ is. In het nemen van werkbare besluiten zit een essentieel verschil ten opzichte van het zoeken naar de ideale oplossing, namelijk het verschil tussen voortgang en stagnatie. Ironisch gezien stagneren we juist bij onze zoektocht (en vele langdurige overleggen) naar de ideale oplossing, terwijl het werkbare besluit sneller en effectiever is: vooruitgang dus! 

Een mooi voorbeeld van een techniek om besluitvorming snel en effectief te laten verlopen, zijn de stappen de integratieve besluitvorming. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat spanningen (weerstand & geladen energie) als brandstof voor het team kunnen gelden. Het werkt als volgt:

De eigenaar van het agendapunt licht de spanning toe en doet een voorstel om die weg te nemen of te verminderen. Geen vragen of reacties.

Iedereen kan de eigenaar vragen ter verheldering stellen over het voorstel. Alleen de eigenaar geeft antwoord, waarbij ‘weet ik niet’ of ‘dat maakt geen deel uit van mijn voorstel’ ook geldige antwoorden zijn. Geen reacties of dialoog.

Ronde waarin iedereen, behalve de eigenaar om de beurt een korte reactie geeft op het voorstel. Geen discussie of      reacties op elkaar.

De eigenaar kan naar aanleiding van vragen, reacties of voortschrijdend inzicht wijzigingen doen in het voorstel, of een laatste verduidelijking geven. Geen discussie.

De Facilitator vraagt iedereen, inclusief de eigenaar, om de beurt of ze ‘bezwaar’ of ‘geen bezwaar’ hebben op het voorstel. Bezwaren worden genoteerd en zo nodig door de Facilitator getest op hun geldigheid. Geen discussie. Wanneer er geen bezwaren zijn, is het voorstel aangenomen.

Het doel van de integratie is om bezwaren één voor één te integreren in een werkbaar voorstel. Het initiatief ligt bij de eigenaar en degene(n) met een bezwaar; anderen kunnen helpen. Zodra de Facilitator denkt dat het voorstel werkbaar zou kunnen zijn, volgt een nieuwe bezwarenronde, net zo lang tot er geen bezwaren meer zijn en voorstel aangenomen is.

Naast integratieve besluitvorming zijn er vele andere manieren om groepsbesluiten te nemen. De inzichten van Holacracy en Sociocracy 3.0 hebben ons veel houvast gegeven om teams te begeleiden in het proces omtrent groepsbesluitvorming. Beide methoden of filosofieën hebben een sterke basis in systeemdenken. In de kern wordt gewerkt met spanningen welke de teamleden ervaren tussen de situatie waar ze zich nu in bevinden (IST) en de gewenste situatie (SOLL). De spanningen kunnen niet behaalde doelen adresseren, of kunnen gaan over de omgang en samenwerking. Spanningen kunnen worden omgezet in actie wanneer mensen op een volwassen manier eigenaarschap nemen over deze spanning. Dat betekent dat de spanning bespreekbaar wordt gemaakt en dat er een voorstel ter verbetering komt. Dit vraagt persoonlijk leiderschap waarbij het heel belangrijk is dat jij als persoon goed inschat of jouw bijdrage aan de groep functioneel is. Dat betekent dat je jezelf continu het volgende afvraagt:

Is my behavior at the moment the greatest contribution to the effectiveness of this collaboration?

Niet effectief gedrag kan bijvoorbeeld bestaan uit het niet uitspreken, anderen onderbreken, ongegronde bezwaren opwerpen en afspraken niet nakomen. Wanneer deze obstakels door elk teamlid worden overwonnen kan het team doorgroeien naar een zelfsturend high performing team. En dat is de moeite waard! Zeker wanneer teamleden zo op elkaar zijn ingespeeld dat ze iedere uitdaging effectief, efficiënt en met plezier kunnen tackelen.

Wat is de eerstvolgende actie?

Met veel nieuwe inzichten over de voorwaarden voor autonome teamprestaties op zak kun je natuurlijk zelf aan de slag binnen jouw team. Let eens op de manier van besluitvorming binnen jouw team, en werk aan veiligheid, vertrouwen, respect en vooruitgang. Dit zijn belangrijke ingrediënten voor teamontwikkeling. Ben je benieuwd naar wat Het Adviesbureau voor jouw team kan betekenen? Kijk dan op onze trainingspagina naar de zeer gewaardeerde:

Training Teamcoach Agile en zelfsturing.

De training die jouw team verder helpt in de reis naar zelfsturing. Na de training ben je in staat om teams in te laten zien welk gedrag hen in de weg zit en effectief te interveniëren. Je kunt als coachend leider namelijk echt het verschil maken. Ontdek jouw impact!

Online teamassessment ‘TeamGrow’.

Probeer TeamGrow eens uit om de teamdynamiek snel en volledig in kaart te brengen, waarbij frisse teamoefeningen jouw team snel naar een hoger niveau stuwen.

Bel of mail mij (Martin van den Berg: 06-42308465 / martin@hetadviesbureau.com) of Michael Spierenburg (06-24800451 / michael@hetadviesbureau.com) om eens te sparren over deze onderwerpen. Goede reis!