Agile Transitie bij een Sales Organisatie
Mediahuis (voormalig Telegraaf Media Groep) begaf zich in (markt)omstandigheden waarbij de inkomsten verschoven. Het aantal geprinte kranten nam af (en daarmee ook de advertentie-inkomsten uit print), en het aantal digitale abonnementen nam toe (en daarmee tevens de inkomsten uit digitale advertentie-inkomsten). Het gebeurde te vaak dat klanten met meerdere accountmanagers te maken hadden: één voor een geprinte advertentie, één voor een online-advertentie en soms zelfs nog één accountmanager voor een advertentie op een online platform zoals bijvoorbeeld Dumpert. Dat was voor de klant onduidelijk en sub optimaal en voor het Mediahuis inefficiënt.
Hierdoor ontkwam de Advertising afdeling er niet aan om zichzelf te reorganiseren. De Advertising directeur wilde een verandering inzetten: de organisatie moest kantelen van product- naar klantgericht. Met een duidelijke segmentering en verbeterde klantbeleving. Alleen zo kon zowel de klanttevredenheid en de efficiency verbeterd worden.
Dat zou wel veel vragen van de mensen, omdat dit een grote verandering betekent. Zeker omdat accountmanagers “van oudsher” gewend zijn om vrij individualistisch te werken en nu in multidisciplinaire accountteams zouden gaan werken. Daarom besloot Mediahuis haar verandering te laten begeleiden door Het Adviesbureau.
Veranderaanpak
Bij Het Adviesbureau hebben we een duidelijke veranderaanpak voor ogen. Alhoewel de uitvoering per opdracht verschillend is, geeft dit houvast tijdens de verandering:
- Duidelijke kaders: doorvertaling van de verandering in een duidelijke gewenste situatie en met ook gedragsdoelstellingen
- Gezamenlijke basis: vanaf het begin de klokken gelijkzetten, ook in de gebruikte taal en (basis)vaardigheden door het verzorgen van trainingen op het gebied van wendbaar organiseren
- We beginnen als consultant maar gaan zo snel mogelijk als coach verder. Om zo de verandering zo snel mogelijk vanuit de organisatie zelf te laten ontstaan
- Verbinden van onder- en bovenstroom voor een duurzaam resultaat
- Meten: door te meten houden we zicht op de richting van de verandering. Kunnen we pockets of excellence identificeren en daardoor sneller hergebruiken. Maar kunnen we ook indien nodig sneller bijsturen/ energie op een volgende stap zetten
- TeamLeads zijn opgeleid tot teamcoaches, zodat zij uitgerust zijn om hun teams te ontwikkelen richting betere prestaties
- Bij elke verandering is leiderschap cruciaal. Bij een Agile transitie van deze omvang nog meer. Een verandering als deze gaat in stapjes en zal ook doorzettingsvermogen vergen. Hier is visie voor nodig en de bereidheid om op korte termijn pijn (wrijving, weerstand) te verduren.
Aanpak
- Kick off met alle medewerkers (open space) waarin een duidelijk doel werd geschetst en met kleine oefeningen aan de veranderbereidheid werd gewerkt
- Basistraining Agile/Lean voor alle medewerkers
- Senior leiderschapsprogramma: Coaching- en Agile Leiderschap voor MT
- Managementdevelopment-programma: Transformatie training Team Lead -> Team Coach met certificering
- Start nieuwe organisatie en ritmiek (Big Bang kon niet anders, want nieuwe klantverdeling). Met de vorming van nieuwe teams en de start van de nieuwe ceremonies. Initieel met hands on begeleiding. Snel opgevolgd door verhoogde dijkbewaking met meer afstand (teams in de lead)
- Teams trainen in teamontwikkeling (communicatie, feedback en resultaatgerichtheid, e.d.)
- Opzetten kennisnetwerken over de teams heen
- Geoptimaliseerde combinatie Agile / Scrum / Lean / SAFe ritmiek ingericht
- Maandelijkse TeamGrow metingen en Werkgeluk meting per half jaar
Resultaat
- Na de eerste sprints werkte de hele salesorganisaties in een Agile sales ritmiek. Ook het management werkte volgens een eigen Agile ritmiek: Sprint Planning en Retrospectives.
- De Team Leads werden steeds effectiever in hun rol als Team Coach.
- Open Space en Big Room Planning over alle teams neergezet.
- Na initiële scepsis merkten we zowel aan de voelbare sfeer als aan de meetresultaten dat de nieuwe manier van werken ook nieuwe energie gaf en nieuwe kansen bij klanten opleverden.