Lean management doorlooptijdverkorting bij ziekenhuis

Aanleiding

Voor de afdeling klinische Genetica van het UMC Utrecht heeft een van onze Lean experts een groot verbetertraject begeleid als onderdeel van een breder Lean programma binnen dit ziekenhuis. Deze afdeling bestond uit een aantal laboratoria voor het uitvoeren van DNA-analyses, alsmede een klinische afdeling met artsen die consulten en dergelijke uitvoerden (in totaal 180 medewerkers). De wachttijden voor patiënten om op consult te komen waren hoog (soms wel een half jaar) en de totale doorlooptijd was ook hoog (soms nog eens half jaar).

Aanpak

Er is een diagnose, ontwerp en uitrolfase uitgevoerd in totaal 16 weken, waarbij via MT en via een verbeterteam verbeteringen zijn doorgevoerd. Ook is er met het MT een OGSM (strategie op één A4 ontwikkeld) en is er op alle lagen een operationeel stuuroverleg ingericht (8 dagstarts en 5 weekstarts).

Resultaat

Enkele voorbeelden van verbeteringen die gerealiseerd zijn:

  • Operationeel management ingericht op doorlooptijd en wachtlijstverkorting
  • Aantal no shows teruggebracht door herinnering-sms te versturen + achterhalen grondoorzaken door nabellen bij no-show
  • Optimaliseren triage-overleg door per aandachtsgebied beslisbomen op te stellen en medische en/of familiegegevens voorafgaand aan afspraak op te vragen
  • Optimaliseren spreekuurplanning door aanbod gestuurd in te plannen
  • Observeren activiteiten van artsen (=Gemba’s) om verspillingen te achterhalen best bekende werkwijzen op te halen
  • Verschuiven taken van laboratorium stafspecialisten naar relatief goedkopere en minder schaarse analisten
  • Doorlooptijd laboratorium verkorten door op NGS / WES meer analisten in te werken op variantinterpretatie

Na drie maanden zijn we nog een keer op bezoek geweest en we waren zelf verbaast over de prachtige resultaten die de mensen hadden bereikt na de verbetergolf van 16 weken. De Lean consultants hadden namelijk een bord achtergelaten met alle wacht – en doorlooptijden op een groot bord en gevraagd om die gewoon één keer per week te bespreken. De verwachting was dat als de energie hierop gericht zou worden mensen ook hun energie meer zouden richten op reductie van deze tijden. Na drie maanden waren ALLE wacht en doorlooptijden tot een minimum beperkt. Een ongelofelijke prestatie, want dit was nu het enige academische ziekenhuis van de 5 in Nederland met zulke lage wachttijden.