Agile Christmas

Zelfsturing verbetert de samenwerking. Vijf zelfsturing-tips voor de feestdagen.

Zelfsturing doen we samen

Eind december, buiten is het vroeg donker en de straten leveren met sfeervolle kerstverlichting en kerstbomen prachtige hartverwarmende plaatjes op. Buiten is het mooi, maar met Kerst verwarmen we ons het liefst door met familie en vrienden samen te komen. Kerst is bij uitstek de tijd van het jaar waarin we met dierbaren heerlijk eten, drinken, de open haard aanzetten en terugblikken op het jaar. Ook bij Het Adviesbureau blikken we aan het eind van 2017 terug. We hebben met veel organisaties samengewerkt om de organisatie meer zelfsturend te laten werken. Het organiseren vanuit zelfsturing heeft als doel om de talenten van medewerkers beter te benutten, door hen verantwoordelijkheid en autonomie binnen de doelen van de organisatie te geven. Wat we vaak zien is dat zelfsturing minder over het individu gaat en dus geen zelfbeschikking is, maar juist vraagt om een betere samenwerking en afstemming tussen teamleden. Zelfsturing is dus een mooi en populair begrip, maar eigenlijk noemen wij het liever samensturing! Zelfsturing zet medewerkers namelijk in hun kracht en laat ze vanuit hun rol beter met elkaar samenwerken. Samensturing gaat dus met andere woorden over het gebruik maken van de kracht van het collectief, maar hoe doe je dat? Hoe stel je binnen de context van zelfsturende teams prioriteiten in het belang van de totale afdeling en de organisatie?Agile zelfsturing

Vijf waardevolle tips voor zelfsturing

Het afgelopen jaar hebben we met veel plezier en toewijding binnen verschillende grootbanken van Nederland aan zelfsturing gewerkt. In een terugblik hebben we waardevolle tips verzameld die we graag met je delen. De reis naar zelfsturing is namelijk een prachtig proces van vrijheid, vallen en opstaan. Om te groeien moet er ook gestruikeld worden, maar om niet te veel te struikelen hebben wij de volgende 5 belangrijkste tips verzameld:

Tip 1. Het proces van zelfsturing niet te veel plannen.

Wanneer organisaties met zelfsturing willen starten komt het geregeld voor dat organisaties de weg naar zelfsturing willen plannen. Er wordt dan soms uitgesproken ‘vanaf januari gaan we over op zelfsturende teams’. Een mooi streven, maar zelfsturing is een redelijk organisch en dus niet zo goed planbaar proces. Een uitgestippelde routekaart op weg naar zelfsturing is vaak niet mogelijk, want de groei van medewerkers en teams is een natuurlijk proces. Wel is het goed om op de routekaart van zelfsturing een aantal bouwstenen in de vorm van ambities of doelstellingen uit te gooien. Dan is het voor de teams duidelijk waar ze met elkaar aan moeten werken! Bovendien is het dan duidelijk dat zelfsturing een route is en dat een team zichzelf pas zelfsturend kan noemen als ze deze bouwstenen ingeregeld hebben.Agile mission

Tip 2. Hiërarchie en managementfuncties niet te snel over boord gooien.

In een zelfsturende organisatie werken medewerkers vanuit rollen. Vanuit deze rollen ervaren ze vrijheid en verantwoordelijkheid om autonoom besluiten te nemen en zodoende ontstaat er een organische platte structuur waar hiërarchie en managementlagen steeds minder nut hebben. De valkuil in het proces van zelfsturing is het te snel­­­ loslaten van hiërarchie en leiderschap. Juist in de route richting zelfsturing is leiderschap belangrijk, en dan juist in de vorm van coachend leiderschap: Zij ondersteunen teams in een rol als (systemisch) teamcoach. Dit door ze heldere kaders op het ‘wat’ te geven (doelstellingen), maar steeds meer vrijheid in het ‘hoe’ (de uitvoering). Zelfsturing is een proces van leren, vallen en opstaan. Juist hier is het essentieel om het management stapsgewijs minder te laten leiden en meer te laten begeleiden.

Tip 3. Geef aandacht aan kaders in de vorm van regels en werkafspraken

Een veel gehoorde uitspraak op de werkvloer is: “Nu wij zelfsturend zijn, kunnen we alles zelf bepalen”. Maar dit is geenszins het geval. Op de route naar zelfsturing moeten juist heldere kaders met elkaar worden afgesproken. Heldere kaders waarbinnen de zelfsturende teams kleuring kunnen geven. Het stellen van kaders uit zich in de vorm van heldere en concrete werkafspraken. Werkafspraken welke het proces van zelfsturing transparant en goed gekaderd houden. Een goed voorbeeld van heldere regelgeving is bijvoorbeeld de verplichte aanwezigheid bij trainingen op het gebied van zelfsturing. Bij zelfsturing horen namelijk dusdanig andere vormen van samenwerking, besluitvorming en communicatie dat trainingen omtrent deze thema’s noodzakelijk voor het functioneren van de organisatie zijn. Afspraken over de aanwezigheid bij de trainingen geeft dan ook richting en helderheid. Hetzelfde geldt voor het geven van feedback en de wijze van beoordelen. Ook hier scheppen werkafspraken helderheid over de manier van feedback delen, bijvoorbeeld via 360 graden feedback. Kaders en werkafspraken geven dus helderheid, wat de samenwerking in een zelfsturende organisatie optimaliseert.Agile transparantie

Tip 4. Maak vooraf expliciet welke verantwoordelijkheden alle medewerkers hebben.

Om goed samen te kunnen werken is het erg belangrijk om verantwoordelijkheden expliciet te maken. Bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van elke medewerker om elkaar aan te spreken en waar nodig ‘het moedige gesprek’ te voeren. Hiermee bedoelen we dat medewerkers elkaar bijsturen door het gedrag of de individuele bijdrage van een teamlid bespreekbaar te maken. Dit is een verantwoordelijkheid waar moed voor nodig is! Zeker wanneer ‘dwarsliggers’, medewerkers die niet meewerken in de route richting zelfsturing, aangesproken moeten worden. Verantwoordelijkheden, zoals het zelfstandig aanspreken van medewerkers, worden vaak door het gehele team gedeeld. Hierdoor draagt zelfsturing bij aan een betere samenwerking en worden verantwoordelijkheden samen opgepakt: samensturing!

Tip 5. Spreek vooraf expliciet af hoe medewerkers met hun talent kunnen blijven stromen

In zelfsturende organisaties werken medewerkers in teams of cirkels, waarbij een cirkel dat al enige tijd bij elkaar is vaak een ‘vast’ team wordt. Hierdoor blijft talent vaak alleen voor de cirkel beschikbaar, terwijl de gedachte is om talent voor de gehele afdeling of organisatie in te zetten. Spreek daarom vooraf expliciet af hoe medewerkers met hun talent kunnen blijven stromen. Organiseer bijvoorbeeld een talentenmarktplaats, waarbij talent van rol kan wisselen en tijdelijk een aanvulling voor een andere cirkel kan zijn. Of maak duidelijke werkafspraken waarbij expliciete eisen aan de cirkelsamenstelling of een verplichte uitwisseling van talent tussen cirkels worden opgesteld. Door vooraf heldere afspraken te maken wordt talent in de hele organisatie beter benut!Agile TalentSparren over zelfsturing

Wij hopen dat je deze tips kunt gebruiken voor jouw reis richting zelfsturing. Het is in onze ogen een waardevolle reis want het zet de mens met haar unieke kwaliteiten en talenten weer meer centraal in organisaties. En mensen die hun kwaliteiten en talenten beter benutten, komen elke dag weer een beetje vrolijker thuis bij hun vrouw en kinderen. Deze mensen zitten ook een stuk vrolijker onder de kerstboom. En wij hopen dat uiteindelijk heel Nederland dan ook een stukje gelukkiger wordt door dit soort mooie initiatieven. Wil je na de kerst eens sparren over zelfsturing? Bel Michael Spierenburg (+31624800451 / michael@hetadviesbureau.com) of Anita Buenting (+31644950549 / anita@hetadviesbureau.com) bijvoorbeeld gerust eens op. Het Adviesbureau wenst je fijne kerstdagen en een goed uiteinde van het jaar!