Agile transitie

Agile werken in jouw organisatie

Jouw organisatie wil relevant blijven in een veranderende omgeving waarin de klant steeds veranderende behoefte heeft. Hiervoor dient de inrichting van de organisatie nog meer op de klant afgestemd te worden, processen geflexibiliseerd en teams ingericht te worden om steeds waarde toe te kunnen blijven voegen. Een Agile transitie biedt kansen om de relevantie en slagkracht van jouw organisatie te verbeteren. Ook een Agile transitie kan georganiseerd worden. Met een transitieplan op maat en goed gekozen interventies leggen wij een krachtig fundament voor uw transitie naar Agile werken.

Agile transities hebben meer voeten in de aarde dan simpelweg een framework als Scrum in gebruik nemen, zoals; vaardige professionals, teams die eigenaarschap kunnen nemen, aansturing flexibiliseren, coachend leiderschap, een actieve ‘Agile mindset’. In onze aanpak houden we rekening met alle aspecten, zowel de harde (frameworks, methoden) als de zachte (houding, gedrag, emotie) kant.

Het Agile transitieplan

In een aansprekend en op maat gemaakt Agile transitieplan richt Het Adviesbureau zich onder andere op de besturing van het programma. Een helder doel met heldere kaders zijn hoofdingrediënten voor de Agile transitie binnen jouw organisatie. Daarnaast zijn transparantie in prioriteiten, een heldere rolverdeling en het ontwikkelen van voorbeeldgedrag belangrijk. Samen met de opdrachtgever, het managementteams en de kopgroep ontwikkelen we een ontwerp voor de transitie, waarbij een snelle time-to-market en enthousiaste medewerkers centraal staan.

Herken je je in de volgende vragen?

    • Is Agile werken mogelijk bij ons en gaat dit iets opleveren?
    • Hoe ziet een Agile transitie bij mijn organisatie eruit?
    • Welke vaardigheden en methoden zijn bij een Agile transitie relevant?
    • Hoe kan Agile werken om onze time-to-market versnellen?
    • Zijn onze medewerkers en leidinggevenden wel klaar voor Agile?

Agile werken is een mindset

Wij weten dat iedere organisatie, mits geloof in de waarden en principes, succesvol Agile kan gaan werken. Ongeacht de industrie. Mensen die 3 jaar geleden dachten dat de financiële dienstverlening niet Agile zou kunnen werken, zaten er toch echt naast. Mensen die denken dat het onderwijs niet Agile kan werken, zitten er ook naast. Er zijn al verschillende initiatieven in het onderwijs waar (een vorm van) Agile werken succesvol wordt ingezet. Agile werken is een mindset en die begint bij de mensen. Dus ‘even’ Agile gaan werken, dat bestaat niet. Deze transitie vraagt om geduld, begrip en verbinding. Belangrijk hierin is het delen van kennis en het trainen en coachen van leiders en teams.

Agile is een mindset! Dat betekent dat Agile, oftewel wendbaar organiseren, vooral een kwestie van houding en gedrag is: een cultuur, een manier van doen. Om een cultuurverandering te laten slagen gebruikt Het Adviesbureau de inzichten van Systemisch Transitie Management (STM) van Plan B. STM geeft ons de handvatten om met de gedragsverandering te begrijpen en ten goede te beïnvloeden. Een cultuurtransitie verloopt in fasen, is te voorspellen en te begeleiden. Wij kijken systemisch naar organisaties wat kort uitgelegd betekent dat wij organisaties zien als leven systemen. Deze systemen (organisaties), hebben altijd dezelfde reactie op een verandering: zo snel mogelijk terug willen naar de oude situatie. Systemen lopen ook dezelfde fasen van verandering door: elke fase met zijn eigen gedrag. Wij helpen de organisatie door deze fasen van de verandering. Zo gaat de transitie richting een wendbare organisatie over het gedrag (i.e. Agile mindset) van mensen én over de manier van werken (i.e. Scrum). Beiden kanten zijn heel goed te begeleiden.

Als organisatie wil je relevant blijven in een veranderende context en snel veranderende klantwensen? Je gelooft dat traditionele vormen van organiseren en aansturen niet meer toereikend zijn? Ergens weet je dat een meer zelfsturende organisatie met meer ondernemerschap op de werkvloer het beste bij deze tijdsgeest past. Dan ben je klaar om te starten. Geloof je dat jouw organisatie klaar is om de Agile transitie te starten?

Transitieplan op maat

Onze Agile consultants en coaches gaan met je mee op reis: jouw Agile transitie. Iedere organisatie is anders, daarom maken wij samen met de organisatie een transitieplan op maat. Met goed passende en afgewogen interventies begeleiden wij de transitie. Natuurlijk passen we ons plan naar gelang geleerde lessen aan. Wij werken in de transitie in cycli van 3 weken met aan het einde van iedere cyclus een reflectie en bijstuurmoment.

Neem voor meer informatie of het inschakelen van een Agile consultant of coach contact met ons op.

Agile transitie = Agile transformatie + stap voor stap

 Wij noemen het Agile transitie, daar waar wij zien dat Agile transformatie meer gebruikt wordt. Wij zien de verandering richting Agile werken namelijk een voortbouwen op wat er al is en zijn minder voorstander van de big bang verandering. Even zoeken in de Online Van Dale levert ook op dat transformatie staat voor omvorming, gedaanteverandering en transitie staat voor overgang, verandering. De laatste beschrijving vinden wij dan ook veel beter passen daar we inderdaad (helaas) vaak zien dat organisatie met blauwdrukken en grote veranderingen flexibeler en wendbaarder (=Agile) proberen te worden. Wij vormen daar graag een tegengeluid in. De route richting Agile werken verschilt per organisatie, gaat stap voor stap en kost tijd: er is gedragsverandering nodig en de route eindigt eigenlijk nooit: verder flexibilisering zal steeds weer nodig zijn, aangezien de omgeving mee veranderd en dat ook steeds sneller doet.

Begeleiding Agile transitie

Onze aanpak bestaat uit een viertal lagen:

  1. Veranderdoelen en veranderstrategie: Het startpunt
  2. Principes: Op basis waarvan de transitie vormgeven wordt
  3. Bouwstenen: Bouwstenen van de verandering die het transitieplan vormen
  4. Methoden: De methode en onderliggende tools en technieken die worden ingezet om daadwerkelijk te veranderen

1. Veranderdoelen en veranderstrategie

De eerste stap is dat wij samenwerken met de opdrachtgever en het managementteam om te ontdekken wat de veranderdoelen zijn. Waar werken we naar toe? Welke doelen stellen wij in de bovenstroom (i.e. doelen, rollen, nieuwe werkplek)? En welke doelen stellen wij in de onderstroom. Welke gedrag dient er concreet veranderd te worden? Vervolgens werken wij samen aan een veranderstrategie. Hoe start je een bottum-up verandering met experimenten? Welk gedeelte valt big-bang aan te vliegen? Welke kaders kunnen wel gezet worden? Wat staat er al waarop voortgebouwd kan worden? Dit zijn belangrijke vragen waar we samen met de organisatie en op basis van onze ervaring antwoord op vinden in deze stap. Zonder urgentie en helder toekomstbeeld kunnen we niet veranderen.

2. Principes

De veranderdoelen vertalen wij door principes. Deze principes hangen af van de unieke context van de organisatie, al hebben wij wel een mening over de inhoud van deze principes. Wij zullen het kompas van de organisatie zijn in wat wel en niet past bij deze cultuurverandering. De manier van bepalen van deze principes dient op een gedragen manier te gaan. Zonder draagvlak op deze principes geen verandering.

Natuurlijk hebben wij voorbeeldprincipes die wij aanraden als startpunt:

  1. Snel en vaak klantwaarde leveren: Een korte regelmatige feedbackloop met de klant zorgt ervoor dat deze krijgt wat hij wil (niet te veel, maar ook niet te weinig). Dit vermindert het risico tot verspilling van middelen en energie.
  2. Gedeelde purpose en zingeving: Het bestaansrecht van de organisatie ontdekken, ontvouwen en doorvertalen. De essentiële waarde waarvoor klanten willen betalen met elkaar aanscherpen, zodat deze richting geeft aan autonome zelforganiserende teams.
  3. Leiderschap & heldere kaders: Het schetsen van een helder speelveld waarbinnen teams zichzelf kunnen organiseren. Autonomie laag in de organisatie beleggen, zonder blind te zijn voor het belang van leidinggeven. Leiders zullen vooral begeleiders zijn.
  4. Feedback & transparantie: Teams gaan beter werken als er feedback en transparantie is over wie waar verantwoordelijk voor is en waar op aangesproken mag worden.
  5. Ondernemerschap & zelfreflectie: Binnen het team moet je zowel kijken naar de individuele competenties als wel de groeps- en gedragscompetenties. Zijn deze op orde? Hierbij gaat het niet om een fixed mindset maar een growth mindset. Zo worden teamleden verwacht elkaar te coachen op verbeteringen. Denk in het bijzonder aan competenties als zelfleiderschap, feedback geven, reflecteren en samenwerken.
  6. Experimenteren & leren: Fouten maken mag. Als men angst heeft om fouten te maken is er geen vernieuwing mogelijk. Wij gaan ervanuit dat de wereld pas begrepen wordt als we dingen uitproberen. Het is prettiger om nieuwe manieren te leren met een experimentele houding.
  7. Kleine stappen en adaptievermogen. Complexiteit reduceren en in kleine brokjes leren van iedere tussenstap. Agile gaat ervanuit dat de wereld snel verandert en dat we niet precies weten wat we willen: Ook klanten weten vaak niet wat zij willen of waar zij behoefte aan (gaan) krijgen. Met grote stappen loop je een groter risico dat de omgeving al veranderd is. Met kleine stappen verhoog je bovendien het aanpassingsvermogen van de organisatie.
  8. Continu verbeteren: Als het werk eenmaal flexibeler rond meer autonome zelfsturende teams is ingericht, kunnen de werkwijze en de werkprocessen continu verbeterd en geborgd worden. Wij zien vaak dat er wel een focus is op het verbeteren van het werk (bijvoorbeeld: “hoe kunnen we de kwaliteit van dit stuk werk verhogen”), maar minder focus is op het verbeteren van de werkwijze (bijvoorbeeld: “hoe kunnen we onze snelheid verhogen door verantwoordelijkheden binnen rollen anders te beleggen”).

3. Bouwstenen van een Agile transitie

Om de Agile transitie vorm te geven gebruiken wij 9 bouwstenen. Door de organisatie in te richten, te trainen en te coachen aan de hand van deze bouwstenen kunnen wij met de organisatie de eerste belangrijke stap zetten. Namelijk het neerzetten van de juiste context om daadwerkelijk een gedragsveranderingen door de maken. Waar beginnen we? Urgentie is wel het startpunt. Zonder willen of moeten gebeurt er helemaal niets. En dan? Een heldere inspirerende purpose en visie is van groot belang om ervoor te zorgen dat medewerkers sneller beslissingen nemen die de intentie (= de purpose) van de organisatie steunen. Er gebeurt veel in parallel tijdens een Agile transitie. Wij maken gebruik van wat er al is en wat er wil ontstaan. Alle bouwstenen zullen een rol spelen in de transitie.

Om de transitie te begeleiden zetten wij volop in op:

Het transitieteam

Wij richten een transitieteam in dat de kopgroep van de verandering vormt. Samen met dit team doorlopen wij de fasen van verandering. Van het creëren en expliciet maken van de urgentie om te veranderen, de eerste communicatie van successen tot het borgen van succesvolle experimenten en nieuwe werkwijzen van zelforganisatie en wendbare afdelingen en teams.

Coaches van leiders en teams

Wendbare organisaties worden ingericht met multidisciplinaire teams. Teamsamenwerking en de doorontwikkeling daarvan is nog nooit zo belangrijk geweest. Coaches met een frisse oprechte blik van buiten helpen teams in hun groei.

Leiderschap is dienend en coachend. Leiders zijn story tellers en cultuurdragers. Wij helpen het leiderschap zichzelf en de organisatie te (laten) organiseren. Dit noemen wij begeleide autonomie: wel kaders stellen en richting aangeven, zonder directief te worden. Wel sturen op het waarom en wat, maar minder op het hoe.

Heldere open communicatie

Samen met het transitieteam dragen wij zorg dat de energie van de organisatie op de transitie gericht wordt door middel van een op maat communicatieplan. Openheid en transparantie over de verandering zelf geven een goed voorbeeld van de nieuwe cultuur, terwijl leiders duidelijk kunnen blijven over het gewenste gedrag. Een van de onderdelen waar wij voorstander van zijn, zijn wekelijkse Open Spaces waarbij de hele organisatie bij elkaar om successen en zorgen te delen.

4. Methoden

De mindset, veranderdoelen en principes vertalen wij door naar interventies gebaseerd op de gekozen methoden. Het doel kan zijn om de operatie te optimaliseren via de waardeketen, dan is Lean Management heel nuttig. Het doel kan snelheid en flexibiliteit zijn, dan kan Scrum handig zijn. Het gaat altijd om snelheid van bijsturen en opknippen van grotere uitdagingen in kleinere behapbare brokken. Alles met het doel de klanttevredenheid te verhogen.

Voorbeelden van methoden zijn:

    • Systemisch transitiemanagement
    • Teamcoaching

Wat levert een Agile transitie mij op?

Wij hebben uitzonderlijke resultaten gezien met Agile transities, c.q. wendbare organisaties, onder meer:

  • Snellere time-to-market
  • Tevreden klanten door continue feedback
  • Minder fouten in oplevering van uw product
  • Snellere interne besluitvorming
  • Productieve en gemotiveerde werknemers

Neem contact op met een van de Agile coaches van Het Adviesbureau

Wil je meer weten over Agile transities? Neem dan contact met ons op. Je kunt ons dagelijks bereiken op kantoordagen via onderstaande contactgegevens:

Martin van den Berg
Agile Coach

Direct een gesprek inplannen

Om je aan te melden voor een verkennend gesprek aangaande jouw mogelijke Agile transitie of een van onze andere diensten vul je onderstaand aanmeldformulier in. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact me je op.